Co-creatie: krachtig instrument of hype? (Blog 3)

Een kritische blik op veelvoorkomende uitspraken en misvattingen

In mijn ontwikkelingstrajecten met organisaties hanteer ik consequent een co-creatieve aanpak. De resultaten zijn vaak verrassend, innovatief en duurzaam. Toch is het niet altijd vanzelfsprekend om organisaties te overtuigen van de waarde van co-creatie.

In deze reeks blogposts neem ik veelvoorkomende uitspraken en misvattingen over co-creatie onder de loep en plaats ik ze in een realistisch perspectief. Benieuwd naar wat co-creatie écht kan betekenen? Lees verder!

“Bij co-creatie moet iedereen altijd betrokken zijn.”

Een hardnekkige misvatting is dat co-creatie inhoudt dat álle belanghebbenden voortdurend betrokken moeten worden bij elk aspect van een traject. Maar dat is niet het geval. Effectieve co-creatie draait om het strategisch betrekken van de juiste mensen op het juiste moment.

Bij co-creatie begin je met het identificeren van de belanghebbenden: wie is direct of indirect betrokken bij de verandering of ontwikkeling? Dit gaat verder dan je medewerkers – denk aan cliënten, hun netwerk, vrijwilligers en andere stakeholders. Maar betrokkenheid betekent niet dat iedereen bij elke stap van het proces aanwezig moet zijn.

Een voorbeeld: co-creatie in een woonzorgcentrum

Stel dat je in een woonzorgcentrum de werkorganisatie wilt afstemmen op het ritme en de behoeften van bewoners en hun families. In de beginfase is het cruciaal om bewoners, familie en medewerkers te betrekken bij het uitdenken van een passende dagindeling. Je wilt weten wanneer bewoners willen opstaan, eten, zich willen wassen, op bezoek willen gaan, enzovoort. Deze input helpt bij het bepalen van de benodigde personeelsinzet.

Echter, wanneer de uurroosters vervolgens worden uitgewerkt, is de directe betrokkenheid van bewoners of families minder relevant. Dat deel van het proces is primair de verantwoordelijkheid van de medewerkers.

Het proces: van breed naar smal

Co-creatie verloopt cyclisch, waarbij je van breed (iedereen betrekken) naar smal (een kleinere werkgroep die de ideeën verder uitwerkt) gaat, en vervolgens weer naar breed (terugkoppeling en toetsing).

Een voorbeeld: je wilt het DNA van een medewerker in je organisatie definiëren.

Fase 1: Je bevraagt medewerkers, cliënten, hun netwerk en vrijwilligers over wat zij belangrijk vinden.

Fase 2: Een werkgroep analyseert de input en schrijft een concepttekst.

Fase 3: Deze tekst wordt teruggekoppeld naar de bredere groep voor feedback.

Fase 4: Op basis van de feedback wordt de tekst gefinaliseerd en uitgerold.

Fase 5: De werkgroep ontwikkelt acties om het DNA te laten leven in de organisatie en betrekt op die manier opnieuw de bredere groep.

Deze cyclus voorkomt dat het proces vertraagt door iedereen bij elke stap te betrekken, terwijl je wel het brede draagvlak behoudt.

Communicatie: de sleutel tot betrokkenheid

Een veelvoorkomende valkuil is gebrekkige communicatie. Een verslag of een vermelding in de nieuwsbrief is vaak onvoldoende om mensen echt betrokken te houden. Een goed communicatieplan, met heldere visualisaties en diverse kanalen, is cruciaal. Betrek mensen actief door hen niet alleen te informeren, maar ook te enthousiasmeren.

De rol van een procesgroep

Om een co-creatief traject soepel te laten verlopen, raad ik aan om te werken met een procesgroep. Deze groep is heterogeen samengesteld en bewaakt het proces. Hun taken omvatten:

• Het ontwerpen en faciliteren van het traject.
• Het bewaken van de voortgang en afstemming tussen werkgroepen.
• Het verzorgen van (warme) communicatie, zodat iedereen zich gehoord en betrokken voelt.

Belangrijk: de procesgroep richt zich op het proces, niet op de inhoud. Ze zorgen ervoor dat het traject vlot verloopt en dat iedereen weet waar we staan en wat er komt.

Dus

Bij co-creatie hoeft niet iedereen altijd overal bij betrokken te zijn. Het gaat om het slim en strategisch betrekken van de juiste mensen op het juiste moment. Met heldere communicatie en een goed procesontwerp creëer je draagvlak, snelheid en resultaat.

Wil je weten hoe co-creatie in jouw organisatie toegepast kan worden? Neem gerust contact op.

Eerdere blogs in deze reeks

• “Co-creatie is toch hetzelfde als participatie? Wij doen dat al!”

• “Co-creatie vraagt te veel tijd.”