1. Waarom bestaat deze regel?
Wanneer ik in organisaties bevraag waarom een bepaalde regel of afspraak bestaat, krijg ik vaak opmerkelijke antwoorden: ‘Ik weet het niet’, ‘Omdat het altijd al zo geweest is’, ‘Om controle te hebben’, ‘Er moeten toch regels zijn, anders is het chaos’, ‘Omdat iedereen gelijk is’, ’Goeie vraag!’.
Zoek naar de bedoeling van een regel. Vind je die niet, schaf hem dan af!
2. Heiligt het doel de middelen?
Als je de bedoeling vasthebt. Kijk dan eens na of de regel écht het doel dient? Ik geef een voorbeeld. Bedoeling: medewerkers hebben een lerende houding. Regel: elke leidinggevende doet jaarlijks een functioneringsgesprek. De HR-dienst doet een kwantitatief gerichte controle van de functioneringsgesprekken, die de leidinggevende jaarlijks uitvoert. Ooit biechtte een leidinggevende me op, dat hij er vooral voor zorgde dat hij in orde was voor de HR-dienst. Hij vertelde me dat hij onvoldoende tijd had om met 60 mensen jaarlijks een uitgebreid gesprek te voeren en hen werkelijk te coachen in hun groeiproces. Hij zag iedereen kort, maar worstelde met de zin van deze gesprekken.
3. Voor wie is de regel bedoeld?
Veel regels zijn gemaakt voor ‘kantjeslopers’. Elke organisatie heeft ze. Vraag je eens af hoeveel kantjeslopers jouw organisatie heeft. 10%? Meer? Minder?
Bekijk nu de regels die gemaakt zijn voor de kantjeslopers. Hoeveel zijn er dat?
Het is de andere 90% die jouw organisatie draagt en doet groeien. Regels voor kantjeslopers demotiveren vaak deze groep of nemen op zijn minst energie weg, die beter naar andere dingen gaat. Bovendien haal je de kantjeslopers er zo ook wel uit!
4. Hoeveel uitzonderingen maak je op de regel?
Uitzonderingen bevestigen de foute regel!
Wanneer je regelmatig een uitzondering maakt op een regel, schaf hem dan af of omschrijf hem meer waarheidsgetrouw.
5. Stel dat je je medewerkers vertrouwt, welke afspraken heb je dan écht nodig?
Heel veel regels zijn gebaseerd op wantrouwen en controle. Zo heb ik bijvoorbeeld vroeger uren tijd verloren aan het nakijken van tijdsregistratie en het invullen van briefjes, om het opnemen van overuren te verantwoorden. Omdat het moest, terwijl ik wist dat de mensen in mijn team zo gedreven waren dat ze altijd meer uren presteerden dan ze contractueel verplicht waren.
Welke 5 regels of afspraken heb je nodig om voor de rest op basis van vertrouwen te kunnen werken?
6. Hanteer een nultolerantie t.a.v. de regels die er écht toe doen!
Versta me niet verkeerd, er is niets mis met regels. Het is zelfs goed dat ze er zijn, zodat we ons werk goed kunnen doen in een veilige, gezonde en inspirerende werkomgeving. En ons vooral kunnen bezighouden met de essentie van onze job: de cliënt!
Dus, nadat je deze scan van al je regels en afspraken hebt gemaakt en de belast overboord hebt gegooid, blijven de regels over die echt noodzakelijk zijn en ertoe doen. Ten aanzien van deze regels mag je gerust een nultolerantie hanteren.
Home