Procescoaching.be

6 tips om vergaderen zinvol én aantrekkelijk te maken

Ben jij ook soms vergadermoe? Stel je je vragen bij het verloop en de zinvolheid van bepaalde vergaderingen? Wil je de vergaderingen in je team en organisatie nieuw leven in blazen? Dan kan deze blog je alvast op weg helpen.

1. Vraag je af of de vergadering wel écht noodzakelijk is

We vergaderen veel, vaak té veel. Zet alle vergaderingen eens op een rijtje en noteer waarom de vergadering zinvol is en op welke manier ze bijdraagt aan de essentie van je organisatie, team en/of job. Durf schrappen en prioriteiten stellen. Ga na of er geen efficiëntere manier is dan vergaderen, bv. voor het verspreiden van informatie.

2. Delete alle inhoud die niet wezenlijk bijdraagt tot de doelstelling van je vergadering

Praten met elkaar en overleggen is goed, maar het moet ergens toe leiden. Ik merk in veel teams dat bijvoorbeeld op een bespreking van cliënten de ene anekdote na de andere verteld wordt. Het lijkt soms wel alsof mensen zoveel mogelijk vertellen over een cliënt, om aan hun collega’s te bewijzen dat ze goed werk leveren. Als we elkaar meer zouden vertrouwen en echt geloven dat onze collega’s hun werk goed doen, kunnen we veel sneller praten over de essentie: bv. de evolutie van de cliënt, de leervragen waar we zelf mee zitten, suggesties voor verdere aanpak, teamdynamiek, …

3. Verander van locatie

Herken je dit? Zelfde vergaderlokaal, zelfde opstelling, zelfde tafel en vaak gaat iedereen ook nog eens op dezelfde stoel zitten. En als we enkele uren hard vergaderd hebben, moeten we het lokaal geruime tijd luchten om alle onaangename geuren buiten te krijgen. Wie heeft er ooit uitgevonden dat vergaderen aan tafel moet? Ga eens buiten of verander van locatie.

In de coachings die ik doe, gaan we vaak naar buiten. Het geeft letterlijk en figuurlijk lucht, het verandert perspectieven, het geeft rust, intensiteit, energie, mensen praten anders met elkaar, je kan veel meer spelen met dynamieken, buiten bulkt het van bruikbare metaforen, …

4. Doe eens iets anders

Vaste vergaderstructuren, rondjes, … worden al gauw saai en mensen verliezen hun aandacht en interesse! Er zijn zoveel methodieken om je vergadering anders vorm te geven en energieker te maken. Het groot werkvormenboek en Beweging in je brein zijn 2 heel inspirerende boeken waar je heel wat onmiddellijk bruikbare werkvormen terugvindt.

5. Maak tijd voor ontmoeting

In vele teams is een vergadering ook hét moment waarop collega’s elkaar zien. En uiteraard is het informele contact, het ont-moeten zeer waardevol. Maak er dan ook bewust tijd voor, bijvoorbeeld voorafgaand aan je vergadering. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen zijn focus op het onderwerp kan houden tijdens de vergadering.

6. Maak het proces bespreekbaar

Al te vaak blijven we hangen op de inhoud. Als bepaalde collega’s bijvoorbeeld al 3 keer hetzelfde gezegd hebben, mensen met hun gsm beginnen te prullen, zuchten, met hun ogen draaien of onder elkaar beginnen te praten, zeggen we daar zelden iets over. We voelen haarscherp aan dat er onderliggend iets anders meespeelt, maar blijven lustig op de inhoud doorgaan. Op het einde van de vergadering merken we dan dat er eigenlijk weinig te besluiten valt. We schuiven de agendapunten (nog maar eens) door naar een volgende vergadering of nemen besluiten die niet gedragen worden. Als je er inhoudelijk als team niet uitraakt, is er meestal een relationeel probleem! Bespreek zo snel mogelijk wat je ziet gebeuren op procesniveau en win tijd en efficiëntie!

Zin om zelf met je team of organisatie aan de slag te gaan en je vergadercultuur duurzaam te veranderen? Neem dan vrijblijvend contact op.

Download hier je pdf-versie: Ben jij ook soms vergadermoe

Groetjes,

Inge