In deze blog maak je kennis met Appreciative Inquiry (AI) aan de hand van een voorbeeld.
De context
Drie organisaties moesten fusioneren. De nieuwe organisatie zou een 600-tal medewerkers tellen.
In de gesprekken die we vooraf hadden over het mogelijke fusietraject, werd al vrij snel het woord ‘fusie’ verbannen. De drie organisaties kozen ervoor om samen een ‘nieuwe organisatie’ uit te bouwen. Zij wilden dit positief en constructief aanpakken en deze uitdaging optimaal benutten. Participatie en inspraak van medewerkers, vrijwilligers, raden van bestuur en cliënten en een eenduidige communicatie en transparantie waren voor hen cruciaal in dit proces.
Zij kozen resoluut voor Appreciative Inquiry. Omdat dit een uitdagend, mooi, maar ook spannend verhaal is, deel ik het met plezier en met bijzonder veel waardering voor alle mensen die een rol speelden in dit verhaal.
De vier fases van AI
Het proces
Om een maximale participatie van alle stakeholders mogelijk te maken werkten we bewust niet met een vooraf uitgetekend stappenplan. We ‘bouwden de brug terwijl we erover wandelen’. Daarmee gaven we medewerkers niet alleen inhoudelijk, maar ook op procesniveau een maximale inspraak.
In het uittekenen van dit proces baseerden we ons op een aantal uitgangspunten:
- Maximale participatie van alle betrokkenen
- Om het potentieel in de nieuwe organisatie te ontwikkelen, richten we ons met Appreciative Inquiry op successen, sterke punten, op alles wat goed en efficiënt werkt of werkte. ‘Dit heeft een generatief effect:
- Het onderzoekstraject is zelfbevestigend: je gaat steeds meer vinden van wat je zoekt en je creëert al doende wat je zoekt.
- Het onderzoekstraject is creërend: het versterkt bij betrokkenen de hoop en het vertrouwen om samen iets te realiseren en het roept hen op hun vermogen tot samenwerken te benutten.’ (Barret, Fry, & Wittockx, 2010)
- We creëren samen een uitdagend toekomstbeeld. Dit beeld inspireert de medewerkers om gezamenlijke acties en nieuwe initiatieven te ontwikkelen en samen te bouwen aan de nieuwe organisatie.
- Als medewerkers werken in een waarderende context, dan groeit binnen de organisatie het vermogen om nieuwe kansen en ontluikend potentieel op te merken. (Barret, Fry, & Wittockx, 2010)
Stap 0 – Kennismaken met AI
Vooraleer we van start gingen organiseerden we een sessie waarin 5 deelnemers van elke organisatie konden kennismaken met AI. We deden met deze groep een AI-sessie. Aan de hand van het doorlopen van alle fases van AI, kregen de deelnemers een duidelijk zicht op wat AI kon inhouden voor het proces dat ze hadden te gaan.
Stap 1 – Samenstellen van een procesgroep
De procesgroep ondersteunt en begeleidt het gehele proces en zorgt ervoor dat de doelstellingen gehaald worden.
Deelnemers aan deze groep komen uit de drie organisaties en zijn sterk in procesbegeleiding. Zij slagen erin om inhoudelijk afstand te nemen en zich te focussen op het proces. Zij willen zich engageren en ruimte creëren om hun rol ten volle op te nemen. Zij zijn enthousiast om op een waarderende manier te bouwen aan een nieuwe organisatie en geloven in de meerwaarde van Appreciative Inquiry.
De procesgroep zoekt gedurende het hele traject hoe ze alle stakeholders maximaal kunnen laten participeren aan het ontwerpen van de nieuwe organisatie. Ze zorgen ervoor dat alle parallelle processen op elkaar afgestemd blijven en leiden naar een gezamenlijk resultaat.
Stap 2 – Begeleidingsgroep kick-off
Deze groep werd samengesteld uit enthousiaste medewerkers uit de drie organisaties, die ervoor kozen om de kick-off mee te organiseren en die dag zelf groepen wilden begeleiden.
Zij werden vooraf ondergedompeld in AI en Large Scale Interventions.
Zij ontwierpen samen met de procescoach de kick-off en werden, uiteraard, waarderend gecoacht.
Ontdekken en verbeelden
Stap 3 – Ontdekken en verbeelden – Kick-off
Op de Kick-off werden alle medewerkers, vrijwilligers, leden van de Raden van Bestuur en een aantal cliënten uitgenodigd. Er waren een 500-tal aanwezigen.
Op deze dag creëerden we samen met alle aanwezigen, in een ruime variatie workshops, een uitdagend toekomstbeeld van de nieuwe organisatie en gingen we op zoek naar de krachten die al aanwezig waren en die we konden inzetten om dit toekomstbeeld te realiseren.
We wilden ervoor zorgen dat deze startdag energie en goesting genereerde bij alle betrokkenen om te bouwen aan een nieuwe organisatie.
Stap 4 – Ontwerpen – Toekomstbeeld en thema’s distilleren en werkgroepen samenstellen
Vanuit al het materiaal dat verzameld werd op de kick-off distilleerde de begeleidingsgroep van de kick-off en de procesgroep het gemeenschappelijke toekomstbeeld en de kernthema’s en stelden we rond deze thema’s de werkgroepen samen.
De kernthema’s waren zowel inhoudelijke thema’s als organisatorische thema’s.
Stap 5 – Procesbegeleiders werkgroepen
Iedereen van de organisatie werd uitgenodigd om een werkgroep te trekken als procesbegeleider. De procesbegeleiders die enthousiast intekenden, werden ingeleid in het begeleiden van processen vanuit AI. Zij deelden ervaringen en ondersteunden elkaar in regelmatige groepsmomenten die door de procescoach begeleid werden.
Stap 6 – Werkgroepen
Voor de samenstelling van de werkgroepen vroegen we welke medewerkers, vrijwilligers, cliënten of leden van de Raden van Bestuur vanuit deskundigheid, interesse of passie voor het thema wilden deelnemen.
Deze werkgroepen ontwierpen, elk voor hun thema, verder de nieuwe organisatie. Zij werden hierbij ondersteund door hun procesbegeleider, de procesgroep en de procescoach en waar nodig door experts.
Tijdens dit proces betrokken de werkgroepen maximaal alle medewerkers, Raden van Bestuur en waar zinvol cliënten en stakeholders.
Stap 7 – Het ontwerp finaliseren
Al het voorbereidende werk van de werkgroepen brachten we samen in een finaal organisatieontwerp.
Om een maximale afstemming te bewaken tussen de verschillende werkgroepen, gaven we het finale ontwerp gaande weg vorm.
Het eindresultaat was een blauwdruk van de nieuwe organisatie.
Verwerkelijken
Stap 8 – Verwerkelijken – realisatie van de nieuwe organisatie
In deze laatste fase van AI ‘verwerkelijken’ we het ontwerp via concrete acties en projecten zodat we de gedeelde dromen ook echt realiseren. Deze acties waren bijvoorbeeld: bepaalde groepen of medewerkers laten samenwerken, nieuwe teams samenstellen, andere of bijkomende overlegmomenten, nieuwe IT-voorzieningen, nieuw aanbod, herziening van procedures en afspraken, infrastructuur, …
Iedereen betrokken!
Om iedereen gedurende het hele proces voldoende te laten participeren en te informeren over de voortgang van het proces installeerden we een aantal fora.
Bijvoorbeeld: nieuwsbrief, website, sociale media, praatcafé, infosessies, teambijeenkomsten, …
Afronding: feestelijke happening
We vierden de nieuwe organisatie en bedankten en erkenden iedereen voor zijn inzet.
AI is geen methodiek
AI is een filosofie, een levensvisie, een denkwijze van waaruit je veranderprocessen aanpakt. Je werkt vanuit authenticiteit, omdat je samen met alle belanghebbenden écht wil verder bouwen op de sterktes van je organisatie aan een uitdagend en gedragen toekomstbeeld. (Lees meer in de blog: Appreciative Inquiry is geen methodiek!)
Lees ook onze vorige blogs rond co-creatie:
Lees hier blog 1: Co-creatie, een alternatief voor de klassieke top-down veranderaanpak
Lees hier blog 2: De zes principes van co-creatie
Zin om co-creatie aan den lijve te ondervinden? Kom dan naar de workshop co-creatie op vrijdag 23 november 2018.
Inge Singulé (Procescoaching.be) en Lesley Vanleke (Vanleke Advies)
Home